Vivatech: 6 consigli per una partecipazione attiva ed efficace

Ho partecipato per la prima volta alla fiera Vivatech nel 2023 e ho appreso molto su come essere efficienti al 100%. Alla vigilia dell’apertura di Vivatech 2024, ecco i miei consigli per ottenere il massimo dalla fiera e ottimizzare le possibilità di fare affari.

Definite i vostri obiettivi

La prima cosa da fare è definire i propri obiettivi. Non si va da Vivatech perché si ha tempo da perdere. Si va invece per motivi specifici, i cui principali per me sono 3:

1. Incontrare potenziali clienti e clienti attuali (cioè fare outbound marketing).
2. Ascoltare le conferenze (fate attenzione alle conferenze sponsorizzate, perché spesso sono solo discorsi finalizzati alla vendita).
3. Scoprire le ultime tendenze tecnologiche e le start-up promettenti.

Per quanto mi riguarda, la mia priorità è l’obiettivo n°1, mentre allo stesso tempo ricerco nuove idee e contenuti per questo blog. Sono infatti alla continua ricerca di spunti riguardanti tecnologie innovative e start-up interessanti da presentare nel mio podcast.

Partecipate ai primi 2 giorni

Per fare affari, è necessario partecipare alla fiera i primi 2 giorni. L’ultimo giorno (quello aperto al pubblico) è una perdita di tempo per i visitatori professionisti. Molti stand sono vuoti e la maggior parte degli esperti se ne sono già andati.

I primi due giorni della fiera sono quelli in cui avrete le migliori possibilità di incontrare persone interessanti e impotanti, sia alle conferenze che ovviamente presso gli stand.

Qual è il momento migliore della giornata per fare networking?

Se venite nei primi due giorni, incontrete una vera e propria «folla» di persone. Questi sono infatti giorni migliori per fare affari. Ma i vostri potenziali clienti devono essere disponibili ad ascoltarvi. In base alla mia esperienza, ci sono due momenti giusti per fare attività di networking:

• All’ora di pranzo, quando i visitatori sono fuori a mangiare : certo, anche gli espositori vanno a pranzo, ma ci sarà sempre qualcuno che rimane allo stand e avrà quindi più tempo da dedicarvi.
• Nel tardo pomeriggio, quando i visitatori sono stanchi e lasciano la fiera.

Stabilite i contatti tramite l’app Vivatech

Il mio consiglio spassionale è quello di utilizzare l’app Vivatech prima della fiera. Purtroppo, gli organizzatori tendono a renderla operativa troppo tardi. Quest’anno, l’app Vivatech era disponibile solo 3 settimane prima dell’apertura della fiera, eppure sembra indispensabile.

Infatti permette di accedere:

• all’elenco degli espositori e selezionare quelli di maggior interesse (passaggio fondamentale su cui tornerò più avanti)
• alla lista dei partecipanti, cioè di coloro che visiteranno indipendentemente la fiera senza un proprio stand.

Tuttavia, vorrei chiarire alcuni punti relativi all’app Vivatech. È tutt’altro che perfetta e il suo utilizzo come strumento di prospezione potrebbe creare una certa confusione:

• Poiché viene attivata troppo tardi, il numero di persone che la utilizzano è limitato. Quando mi sono affidato a persone che si occupano di marketing o di comunicazione, l’applicazione ha riportato solo una ventina di nomi una settimana prima della fiera.
• Per molti espositori è necessario identificare una persona di contatto.
• Circa il 90% dei visitatori ha bisogno di una descrizione di chi sono o cosa fanno.
• Le funzionalità dell’applicazione Vivatech rimangono incomplete:
• I preferiti non possono essere esportati
• Non è possibile localizzare più stand sulla mappa

Create un elenco di potenziali clienti

Sarebbe molto utile se l’applicazione Vivatech fosse in grado di esportare automaticamente i profili dei miei «preferiti», ma dal momento che  questo non è (ancora) possibile, utilizzo un buon metodo vecchio stile: Excel.

Una volta stilato l’elenco degli stand da visitare, li elenco tutti in un file Excel con le seguenti informazioni:

• Nome dell’azienda
• Numero dello stand
• Nome della persona da incontrare (se sono stato in grado di identificarla, cfr. le note precedenti sulle informazioni incomplete nell’app)
• Perché sono interessato a questa azienda (in modo da poter adattare la mia presentazione)

Create un itinerario per la visita

Anche se la fiera Vivatech si svolge in soli 2 padiglioni (collegati da una passerella), le distanze sono comunque notevoli. Il padiglione 1 è particolarmente rumoroso e grande, e si perde rapidamente la cognizione di dove ci si trova.

La mappa del padiglione 1 di Vivatech 2024 con le mie annotazioni per facilitare il mio percorso di prospezione

Se avete usato l’app (o il sito web) per individuare gli stand che volete visitare, stampate la mappa e individuate tutti gli stand per creare un itinerario. In questo modo, sarete più efficienti riducendo al minimo le distanze.

Nel mio caso, utilizzo il file Excel creato nella fase precedente. Assegno un numero a ogni stand che voglio visitare e lo posiziono sulla mappa. Poi decido un percorso di visita “logico” per ridurre al minimo le distanze ed evitare di perdermi. Stampo l’elenco Excel e la mappa e il gioco è fatto!

In conclusione: vale la pena di venire a Vivatech come visitatore?

Visitare una fiera è sempre proficuo se gli obiettivi sono chiari. Per me non lo erano quando sono andato alla fiera Vivatech per la prima volta ; mi sono stancato e ho perso tempo, ma ho avuto comunque la possibilità di fare incontri interessanti.

Terminata la fiera, io ed il mio collega Kevin siamo riusciti ad ideare un nuovo servizio per i nostri clienti che avrebbe cambiato il nostro modo di fare business.

Per cui, considerato che una visita a Vivatech rappresenta un investimento di circa 1.000 euro a persona per 2 giorni, ritengo comunque che partecipare alla fiera ne valga sicuramente la pena per il proprio business.